Kunnskap som blir en felles ressurs
Alle organisasjoner husker. Spørsmålet er hva de husker, hvordan de husker, og hvordan erfaringene brukes når nye utfordringer oppstår. Noe kunnskap finnes i dokumenter og systemer. Noe finnes i rutiner og arbeidsprosesser. Men mye av den viktigste kunnskapen finnes i menneskers erfaringer. Når denne kunnskapen ikke deles eller bevares, blir organisasjonen sårbar — den må stadig bruke tid og energi på å løse de samme utfordringene på nytt.
Mer enn dokumentasjon
Organisatorisk hukommelse handler om mer enn å lagre informasjon. Den handler om å ta vare på erfaringer som kan gjøre organisasjonen klokere over tid — en beslutning, en forbedring, en feil som ga ny innsikt, et spørsmål som førte til en bedre løsning. Når slike erfaringer blir tilgjengelige for flere, utvikles organisasjonens samlede kunnskapsgrunnlag.
Når kunnskap blir tilgjengelig
Kunnskap har størst verdi når den kan brukes. Derfor er det ikke nok å samle informasjon. Den må være mulig å finne, forstå og sette inn i riktig sammenheng. Digitale ressurser kan gjøre dette enklere: de kan organisere informasjon, knytte sammen erfaringer og gjøre relevant kunnskap tilgjengelig når den trengs. Slik blir tidligere erfaringer et grunnlag for nye beslutninger.
Fra enkeltpersoner til organisasjonen
Ingen organisasjon bør være avhengig av at viktig kunnskap finnes hos én person. Når erfaringer deles og bevares, blir organisasjonen mindre sårbar. Nye medarbeidere kan lære raskere. Arbeidsformer blir lettere å videreutvikle. Og organisasjonen kan bygge videre på det den allerede har lært. Organisatorisk hukommelse handler derfor ikke om å erstatte menneskers erfaring — den handler om å gjøre erfaringene til en felles ressurs.
Hver erfaring som tas vare på, gjør det lettere å møte neste utfordring. Organisasjonen slipper å begynne på nytt — den kan bygge videre. Slik blir organisatorisk hukommelse en viktig del av utviklingsevnen. Ikke fordi den peker bakover, men fordi den gjør det lettere å bevege seg fremover.